Quanto custa abrir uma empresa de serviço nos EUA: o orçamento completo do primeiro ano

Caixa 1 — Abertura

A taxa de formação da LLC varia por estado. Como referência, estados com muitos brasileiros têm valores bem diferentes: a Flórida cobra cerca de US$ 125 para abrir e um relatório anual perto de US$ 139; Massachusetts cobra em torno de US$ 500 para abrir e outros US$ 500 por ano; o Texas cobra cerca de US$ 300 para abrir; Nova Jersey, perto de US$ 125, com relatório anual de cerca de US$ 75; a Geórgia, em torno de US$ 100, com taxa anual de cerca de US$ 50. A Califórnia tem taxa de abertura baixa, mas cobra um imposto mínimo anual de US$ 800 da LLC. Nova York exige ainda a publicação da formação em jornais, que pode custar caro dependendo do condado. Esses valores mudam, então confirme sempre no site da secretaria do seu estado antes de abrir.

Some o agente registrado (registered agent), que pode ser você mesmo se tiver endereço no estado, ou um serviço que costuma custar entre US$ 50 e US$ 300 por ano, e o acordo operacional, que pode ser feito a partir de modelo ou com um advogado. O EIN é gratuito no site do IRS; desconfie de sites que cobram por ele.

Caixa 2 — Autorização

Além do estado, a cidade e o condado costumam exigir uma licença ou registro para operar, com nomes diferentes: business license, business tax receipt, certificate of use. Os valores costumam ser de algumas dezenas a poucas centenas de dólares por ano. Alguns ramos exigem licença estadual específica: eletricidade, encanamento, climatização, construção acima de certo valor, controle de pragas, cosmetologia. Limpeza residencial, em geral, não exige licença estadual própria, mas pode exigir a licença local. Se você vai trabalhar com prédios comerciais ou contratos, pode ser pedido um bond, uma garantia que o cliente aciona se houver dano ou furto; os bonds de limpeza costumam custar pouco por ano. Veja o guia de licença e seguro para prestador de serviço para o passo a passo.

Caixa 3 — Proteção

O seguro de responsabilidade civil (general liability) é o que protege você se um cliente se machucar ou se você danificar algo na casa dele. Para pequenas empresas de serviço, o custo anual costuma ficar na casa de algumas centenas a pouco mais de mil dólares, conforme o ramo, o estado e o faturamento; ramos de maior risco, como telhado e árvores, pagam bem mais. O seguro do veículo usado no trabalho precisa ser comercial ou ter cobertura para uso comercial: usar seguro pessoal no carro de trabalho pode deixar você sem cobertura num acidente. Se você contratar funcionários, o workers' comp passa a ser obrigatório na maioria dos estados, com regras de número mínimo de funcionários que variam; e o custo depende da folha e do tipo de trabalho.

Caixa 4 — Operação

É a caixa que mais varia por ramo. Uma empresa de limpeza residencial começa com produtos, aspirador profissional, mops e panos, algo que cabe em poucas centenas de dólares, e usa o próprio carro. Um negócio de pressure washing precisa de lavadora profissional, mangueiras, químicos e às vezes um trailer, facilmente alguns milhares de dólares. Paisagismo exige cortador, soprador, aparador e trailer. Some também o telefone comercial, o software de agendamento e cobrança (muitos têm plano gratuito ou barato para começar), uniforme e o custo de combustível e manutenção do veículo, que muita gente esquece de colocar no preço. O guia de veículo de trabalho ajuda a calcular o custo por milha.

Caixa 5 — Crescimento

O perfil no Google é gratuito e é o primeiro canal. Um site simples pode custar pouco por mês. Anúncios exigem um orçamento mínimo para funcionar, e é melhor reservar um valor fixo mensal do que gastar de uma vez. O contador para a declaração anual da empresa e, se houver, o controle de sales tax, custa algumas centenas de dólares por ano em casos simples e mais quando há funcionários. E a caixa mais importante de todas: a reserva de caixa, o dinheiro para pagar as contas enquanto os clientes ainda não pagam. Recomenda-se ter pelo menos dois ou três meses de custos fixos guardados.

Exemplo completo: limpeza residencial na Flórida

Valores ilustrativos para uma pessoa que abre uma LLC de limpeza residencial na Flórida, usando o próprio carro e sem funcionários no primeiro ano:

• Abertura da LLC: US$ 125. EIN: US$ 0. Agente registrado próprio: US$ 0.
• Licença local (business tax receipt de cidade e condado): cerca de US$ 100 a US$ 200.
• General liability: cerca de US$ 600 a US$ 900 no ano. Bond: cerca de US$ 100.
• Ajuste do seguro do carro para uso comercial: diferença estimada de US$ 400 a US$ 800 no ano.
• Equipamentos e produtos iniciais: US$ 500. Reposição de produtos: US$ 80 por mês, ou US$ 960 no ano.
• Telefone e software: US$ 40 por mês, ou US$ 480 no ano.
• Site simples e cartões: US$ 300 no ano. Anúncios: US$ 150 por mês, ou US$ 1.800 no ano.
• Contador para a declaração: US$ 500.

O total do primeiro ano fica entre US$ 6.000 e US$ 7.000, sem contar combustível. Desse valor, cerca de US$ 1.500 precisam estar disponíveis antes do primeiro cliente (abertura, licença, seguro inicial, equipamento). O resto se distribui mês a mês. Some a reserva de dois meses de custos fixos e o valor que você precisa ter no banco para começar com segurança passa de US$ 2.500. Com os números do seu estado e do seu ramo, a conta muda, mas a estrutura é a mesma.

Custos que quase todo mundo esquece

• O relatório anual do estado, que vence todo ano e gera multa ou dissolução da empresa se atrasar.
• Taxas da processadora de cartão, que ficam em torno de 3% de cada pagamento.
• Sales tax, em estados e serviços em que ele se aplica.
• O imposto federal e o self-employment tax sobre o lucro, que não é retido na fonte e precisa ser guardado todo mês.
• Reposição de equipamento que quebra no meio da temporada.
• O tempo sem faturar enquanto a agenda enche.

Guarde o dinheiro do imposto desde o primeiro cliente

O erro financeiro mais comum de quem abre empresa de serviço nos EUA é gastar o lucro do ano todo e descobrir, na declaração, que deve imposto que não guardou. Quem trabalha por conta própria paga o imposto de renda e o self-employment tax, que cobre Social Security e Medicare. Uma regra prática é separar entre 25% e 30% do lucro em uma conta à parte e, quando o valor for relevante, fazer os pagamentos trimestrais estimados. O guia de impostos e 1099 para prestador explica como funciona.

LLC ou sole proprietor para começar?

Dá para começar como sole proprietor, sem abrir LLC, usando o próprio nome ou um nome fantasia registrado. Custa menos, mas não separa o patrimônio pessoal do da empresa, e muitos clientes e contratos preferem ou exigem empresa formal e seguro. A LLC tem custo anual, mas protege o patrimônio pessoal (dentro dos limites da lei) e passa mais confiança. Para quem já tem clientes ou pretende contratar, a LLC costuma valer a pena. A decisão completa está no guia vale a pena abrir LLC nos EUA.

A ordem certa para abrir

• Escolher o nome e conferir se está disponível no estado.
• Abrir a LLC na secretaria do estado.
• Pedir o EIN no site do IRS.
• Abrir a conta bancária da empresa. Veja o guia de conta bancária e crédito empresarial.
• Tirar as licenças da cidade, do condado e, se for o caso, do estado.
• Contratar o seguro e ajustar o seguro do veículo.
• Configurar o recebimento por cartão e o software de agendamento.
• Criar o perfil no Google e começar a divulgar.

Quanto faturar para pagar o primeiro ano

Com custos de US$ 6.500 no ano, o negócio precisa de cerca de US$ 540 por mês só para empatar os custos, antes do seu salário e do imposto. Se cada limpeza rende US$ 150, são quatro limpezas por mês só para pagar a estrutura. Qualquer limpeza acima disso começa a formar o seu ganho. Fazer essa conta antes de abrir mostra quanto você precisa vender e ajuda a definir o preço. Para chegar ao valor certo por hora, veja quanto cobrar por hora nos EUA.

Erros comuns

• Planejar só a taxa de abertura e esquecer os custos anuais.
• Trabalhar sem seguro para economizar no começo.
• Usar o seguro pessoal no carro de trabalho.
• Misturar a conta pessoal com a da empresa.
• Não guardar dinheiro para o imposto.
• Esquecer o relatório anual e ter a empresa dissolvida pelo estado.
• Pagar por EIN em site que não é do governo.

Planilha para preencher

• Abertura: taxa do estado, agente registrado, acordo operacional.
• Autorização: licença da cidade, do condado, do estado, bond.
• Proteção: general liability, seguro do veículo, workers' comp.
• Operação: equipamento inicial, reposição mensal, telefone, software, combustível.
• Crescimento: site, anúncios mensais, contador.
• Taxas anuais: relatório anual, renovação de licenças.
• Reserva: dois a três meses de custos fixos.
• Imposto: 25% a 30% do lucro separado todo mês.

Abrir empresa nos EUA é acessível. Manter a empresa saudável no primeiro ano exige planejamento. Com o orçamento das cinco caixas na mão, você sabe quanto precisa ter antes de começar, quanto precisa vender por mês e onde está cada dólar, e começa o negócio com a tranquilidade de quem não vai ser surpreendido pela próxima conta.