EIN e ITIN: os dois números que decidem se você tem empresa nos EUA
Existe uma sequência de três números que decide se o seu negócio nos Estados Unidos é uma empresa ou um bico: SSN, ITIN e EIN. A maioria dos brasileiros que abre serviço aqui descobre a diferença entre eles tarde — depois de perder um contrato comercial porque não conseguiu preencher um W-9, ou depois de o banco recusar a conta business. A boa notícia é que a parte mais importante dessa sequência é gratuita, sai em poucos dias e não depende de status migratório nenhum. A parte cara é continuar sem ela.
Os três números, e o que cada um realmente é
Eles são confundidos o tempo todo porque todos têm nove dígitos e todos são chamados de "número do IRS" na conversa de obra. São coisas diferentes:
- SSN (Social Security Number) — número de identificação da pessoa física, emitido pelo Social Security Administration para quem tem autorização de trabalho. É o único dos três ligado a permissão de trabalhar.
- ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) — número de identificação fiscal da pessoa física, emitido pelo IRS para quem precisa declarar imposto e não tem direito a SSN. Começa com 9. Não autoriza trabalho, não dá status migratório e não gera direito a benefício. Serve para declarar e ser declarado.
- EIN (Employer Identification Number) — número de identificação fiscal da empresa. É o CNPJ americano. Não tem nada a ver com imigração e não custa nada.
A frase que resume tudo: SSN é quem você é para trabalhar, ITIN é quem você é para declarar, EIN é quem a sua empresa é.
De qual deles você precisa, e nessa ordem
A pergunta certa não é "qual eu tiro", é "o que eu vou fazer com ele". Três situações cobrem quase todo prestador brasileiro:
- Você tem SSN e trabalha por conta própria. Tecnicamente dá para operar como sole proprietor usando o SSN. Ainda assim vale tirar EIN, por um motivo prático que quase ninguém pensa: com EIN você para de escrever seu número pessoal em W-9 para todo cliente comercial que pedir.
- Você não tem SSN e quer abrir uma empresa. Abre a LLC no estado, tira o EIN da empresa e resolve a conta bancária. O ITIN entra depois, quando chegar a hora de declarar.
- Você precisa declarar imposto e não tem direito a SSN. Aí o ITIN é obrigatório — e é ele, não o EIN, que resolve a sua parte pessoal.
A ordem que funciona na prática é: LLC → EIN → conta bancária → ITIN. Inverter essa ordem é o motivo mais comum de gente ficar seis meses travada.
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EIN: como tirar, com e sem SSN
O EIN sai pelo formulário SS-4, e o caminho depende de você ter ou não um SSN ou ITIN.
Com SSN ou ITIN: o pedido é feito no assistente online do IRS e o número sai na hora, na mesma sessão. O sistema funciona em horário comercial da costa leste e permite um EIN por dia por responsável. Guarde imediatamente o PDF da carta CP 575 — é o documento que o banco vai pedir, e o IRS não reemite essa carta.
Sem SSN e sem ITIN: o online não abre, mas o EIN continua disponível. Preenche-se o SS-4 em papel e envia-se por fax ou correio ao IRS. Na linha que pede o número do responsável (7b), escreve-se Foreign ou N/A — esse é exatamente o campo em que a maioria das pessoas desiste achando que é impossível. Pelo fax, a resposta costuma sair em torno de quatro dias úteis; pelo correio, algo próximo de quatro semanas. Quem está fora dos Estados Unidos também pode ligar para o número internacional do IRS e obter o EIN na própria ligação.
Três detalhes que fazem o pedido ser recusado ou atrasar:
- O "responsible party" precisa ser uma pessoa física que efetivamente controla a empresa — não outra empresa, não o contador.
- O nome da empresa no SS-4 tem que bater exatamente com o registro estadual, incluindo LLC, vírgulas e abreviações.
- Se o responsável mudar depois, existe prazo para comunicar o IRS pelo formulário 8822-B. Quase ninguém faz, e isso vira problema quando o IRS precisa localizar a empresa.
ITIN: o número que trava mais gente
O ITIN é pedido pelo formulário W-7, e a regra que surpreende é esta: na maioria dos casos ele não é pedido sozinho — vai anexado à declaração de imposto que exige aquele número. Existem exceções previstas, mas a via normal é declaração e W-7 no mesmo envelope.
A parte que gera medo é a comprovação de identidade. São três caminhos:
- Enviar o passaporte original pelo correio ao IRS. Funciona, e ninguém deveria fazer: o documento fica meses fora das suas mãos.
- Usar um CAA (Certifying Acceptance Agent). O agente confere o passaporte presencialmente, certifica a cópia e envia o processo. Você fica com o documento. É o caminho recomendado, e custa algo em torno de US$ 150 a US$ 400 dependendo do agente.
- Agendar atendimento presencial em um TAC do IRS. Gratuito, com agendamento prévio e disponibilidade que varia muito por cidade.
O prazo de processamento gira em torno de 7 a 11 semanas, indo para o topo dessa faixa entre janeiro e abril, que é a temporada de declaração. Planeje com isso em mente: pedir ITIN em fevereiro é a decisão que mais atrasa gente todo ano.
Por que o EIN muda o que você consegue vender
Aqui está a parte que ninguém explica, e que vale mais dinheiro do que toda a discussão fiscal.
Cliente residencial paga no Zelle e não pergunta nada. Cliente comercial não. Property manager, HOA, construtora, escritório, rede de lojas, seguradora — todos operam por um mesmo caminho: antes do primeiro pagamento, o setor financeiro pede um W-9 preenchido e um certificado de seguro. O W-9 tem um campo de número de identificação fiscal. Sem EIN, você preenche com o seu SSN — e a maioria das pessoas, com razão, não quer distribuir o próprio SSN para o financeiro de cinco empresas.
O efeito é silencioso e caro: o prestador simplesmente para de responder às oportunidades comerciais, e conclui que "esse tipo de cliente é difícil". Não é difícil. É burocrático de um jeito que se resolve em uma tarde.
Vale entender o que vem junto: no fim do ano, o cliente comercial emite um 1099 com o valor pago a você. Aquilo é declarado ao IRS com ou sem a sua participação. Trabalhar com cliente comercial e não declarar não é uma opção que exista.
A conta de quem ficou sem, por 14 meses
Um pintor brasileiro na Flórida faturou US$ 148.000 em quatorze meses recebendo tudo em conta pessoal, sem LLC e sem EIN. Ele não achava que estava perdendo nada. A conta, feita com o contador depois, mostrou três buracos.
O primeiro: três contratos comerciais recusados — dois property managers e um condomínio — porque ele não tinha W-9 com EIN nem seguro em nome de empresa. O valor estimado desses contratos era de US$ 34.500 por ano em serviço recorrente.
O segundo: sem conta business e sem cartão separado, ele não conseguiu comprovar US$ 9.200 em despesas legítimas de material, combustível e ferramenta. Somando imposto federal e self-employment tax, isso significou cerca de US$ 2.480 de imposto pago a mais.
O terceiro não tem cifra e é o pior: dois clientes que pagaram valores altos pediram o SSN dele para emitir 1099. Ele deu. Hoje o número dele está no sistema de contabilidade de duas empresas com as quais não trabalha mais.
A regularização custou US$ 969 no total: EIN gratuito (feito por ele mesmo em vinte minutos), registro da LLC no estado (US$ 125), agente registrado no primeiro ano (US$ 99), ITIN via CAA (US$ 295) e o contador para organizar o retroativo (US$ 450).
Nos doze meses seguintes, ele fechou dois dos três contratos comerciais que tinham escapado — US$ 28.700 — e documentou US$ 11.400 de despesas dedutíveis, o equivalente a cerca de US$ 3.078 a menos de imposto. Uma tarde de papel devolveu mais de trinta mil dólares em um ano.
O que o EIN não faz — e é importante saber
Circula muita desinformação nesse ponto, e ela custa caro em duas direções. O EIN não concede autorização de trabalho, não altera status migratório, não é visto, não é caminho para green card e não substitui licença profissional estadual nem seguro. Ele identifica uma empresa perante o IRS. Ponto.
O ITIN, na mesma linha, não autoriza trabalho e não dá direito a benefícios previdenciários. Ele existe para que quem tem obrigação fiscal consiga cumpri-la — e cumprir obrigação fiscal, por si só, não regulariza nem prejudica situação migratória.
A sequência de uma tarde
Para quem está começando do zero, esta é a ordem que menos trava:
- Registre a empresa no estado onde você opera de verdade, não no estado que o vídeo do YouTube recomendou. Trabalhar na Flórida com LLC de Wyoming quase sempre significa registrar a empresa duas vezes.
- Peça o EIN — online se você tem SSN ou ITIN, por SS-4 em papel se não tem. Salve a carta CP 575 em três lugares.
- Abra a conta business com os documentos da LLC e o EIN, e nunca mais misture com a conta pessoal.
- Contrate o seguro em nome da empresa e peça o certificado em PDF — é o que o cliente comercial vai pedir junto com o W-9.
- Monte o W-9 preenchido e deixe salvo no celular. Responder a um pedido de W-9 em cinco minutos já ganhou contrato de gente.
- Resolva o ITIN antes da temporada de declaração, não durante.
Um aviso de contexto: as obrigações de reporte de beneficiário final (BOI, no FinCEN) passaram por mudanças relevantes de regra em 2025, com alteração de quem está obrigado a reportar. Confirme a situação atual com seu contador antes de assumir que se aplica ou não à sua empresa — esse é um ponto em que informação de dois anos atrás circula como se fosse atual.
Cinco erros que custam caro
- Pagar por EIN. É gratuito no IRS, sempre foi.
- Abrir LLC em outro estado por causa de imposto. Você paga onde opera; a LLC de fora vira uma segunda taxa anual, não uma economia.
- Usar o EIN da empresa de um parente ou amigo. Todo o faturamento vira renda dessa pessoa, e o problema é dela e seu ao mesmo tempo.
- Deixar o ITIN caducar. Três anos sem uso e ele morre em silêncio.
- Achar que EIN resolve licença. Licença é estadual ou municipal, por atividade, e não tem relação nenhuma com o IRS.
Este texto é orientação prática de negócio, não consultoria fiscal ou jurídica. Regras do IRS e dos estados mudam; antes de decidir estrutura societária ou tratamento fiscal, confirme com um contador (CPA) ou advogado licenciado.
Os sinais de que a base está montada
Quatro verificações de cinco minutos dizem se a sua empresa está pronta para crescer: você consegue mandar um W-9 preenchido e um certificado de seguro em PDF em menos de dez minutos? Todo o faturamento entra em uma conta em nome da empresa? Você tem a carta CP 575 salva? E o seu ITIN apareceu em alguma declaração nos últimos três anos? Quatro sins significam que o próximo cliente comercial não vai escapar por papel.
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Falar no WhatsAppPerguntas frequentes
Qual a diferença entre SSN, ITIN e EIN?
Todos têm nove dígitos e são chamados de número do IRS na conversa do dia a dia, mas servem para coisas diferentes. O SSN é o número da pessoa física emitido pelo Social Security Administration para quem tem autorização de trabalho, e é o único dos três ligado a permissão de trabalhar. O ITIN é o número fiscal da pessoa física emitido pelo IRS para quem precisa declarar imposto e não tem direito a SSN; começa com 9, não autoriza trabalho, não altera status migratório e não gera direito a benefício. O EIN é o número fiscal da empresa, o equivalente ao CNPJ, sem nenhuma relação com imigração e sem nenhum custo. A frase que resume: SSN é quem você é para trabalhar, ITIN é quem você é para declarar e EIN é quem a sua empresa é.
Como tirar EIN sem ter SSN?
O EIN continua disponível, só muda o caminho. Com SSN ou ITIN, o pedido é feito no assistente online do IRS e o número sai na mesma sessão. Sem nenhum dos dois, o online não abre e o pedido é feito no formulário SS-4 em papel, enviado por fax ou correio ao IRS. Na linha 7b, que pede o número do responsável, escreve-se Foreign ou N/A — é exatamente nesse campo que a maioria das pessoas desiste, achando que o pedido é impossível. Pelo fax, a resposta costuma sair em torno de quatro dias úteis; pelo correio, algo próximo de quatro semanas. Quem está fora dos Estados Unidos também pode obter o EIN por telefone, na linha internacional do IRS. Três detalhes atrasam o pedido: o responsável precisa ser pessoa física com controle real da empresa, o nome no SS-4 tem que bater exatamente com o registro estadual, e mudanças de responsável precisam ser comunicadas depois pelo formulário 8822-B.
Quanto custa tirar um EIN?
Nada. O EIN é emitido gratuitamente pelo próprio IRS, e sempre foi. Existem dezenas de sites que cobram entre US$ 150 e US$ 300 para processar o pedido; o que eles fazem é preencher o mesmo formulário SS-4 que qualquer pessoa preenche em cerca de vinte minutos. Pagar por assessoria contábil completa é uma decisão legítima; pagar pelo EIN em si é pagar por algo que o governo dá de graça. O que vale guardar com cuidado é a carta CP 575, o documento que o IRS envia confirmando o número — é ele que o banco pede na abertura da conta business, e o IRS não reemite essa carta. Salve o PDF em pelo menos três lugares diferentes no dia em que receber.
Quanto tempo demora para sair o ITIN?
O processamento do formulário W-7 leva em torno de 7 a 11 semanas, indo para o topo dessa faixa entre janeiro e abril, que é a temporada de declaração, e também para pedidos enviados do exterior. Na maioria dos casos o W-7 não é enviado sozinho: vai anexado à declaração de imposto que exige aquele número, embora existam exceções previstas. A comprovação de identidade tem três caminhos. Enviar o passaporte original pelo correio ao IRS funciona, mas deixa o documento meses fora das suas mãos. Usar um CAA, o agente certificador, permite que ele confira o passaporte presencialmente e certifique a cópia, com custo entre cerca de US$ 150 e US$ 400. E há o atendimento presencial em um TAC do IRS, gratuito, com agendamento prévio. Atenção a um detalhe que pega muita gente: um ITIN sem uso em declaração por três anos consecutivos expira.
Preciso de EIN para trabalhar com property manager e cliente comercial?
Na prática, sim. Cliente residencial paga no Zelle e não pergunta nada, mas property manager, HOA, construtora, escritório, rede de lojas e seguradora seguem sempre o mesmo caminho: antes do primeiro pagamento, o financeiro pede um W-9 preenchido e um certificado de seguro. O W-9 tem um campo de número de identificação fiscal, e sem EIN você precisa preencher com o próprio SSN — algo que a maioria das pessoas, com razão, não quer distribuir para o financeiro de várias empresas. O resultado costuma ser silencioso: o prestador deixa de responder às oportunidades comerciais e conclui que esse tipo de cliente é difícil. Um pintor na Flórida perdeu três contratos estimados em US$ 34.500 por ano exatamente por isso, e recuperou dois deles no ano seguinte à regularização, que custou US$ 969 no total.
